Нетворкинг является ключевой частью формирования отношений, и нет более ценного мероприятия по построению отношений, чем, как говорят в народе, за столом, «за куском хлеба». Я лично организовывал множество встреч, мероприятий за ланчем и ужином, и даже больше этого посещал организованные другими встречи за едой. В результате, я разработал набор советов, к которым я лично прибегаю и которые помогают делать такие встречи настолько эффективными, насколько они могут быть.
Проведение или посещение ужина нетворкинга может показаться простой задачей, но я пришел к выводу, что это весьма комплексная задача, за которой стоит целая наука.
Для чего нужен ужин или ланч?
Частью управления советом является сама по себе организация встречи данного совета, во время которой вы делитесь информацией касательно финансовых и операционных достижений, обсуждаете вашу стратегию и планы на будущее, передаете и получаете информацию членам вашего совета. Это основная функция встреч совета, которая часто длится от двух до четырех часов в зависимости от того, на какой стадии находится компания – на ранней или поздней.
Другим элементом управления отношениями вне совета является отправление электронных писем, регулярные короткие звонки членам совета в целях поддержания обратной связи, как и в целях создания открытого канала и построения отношений.
Управление советом слегка напоминает полет – большую часть времени вы проводите на определенной высоте с отстегнутыми ремнями, и ничего неординарного не происходит. Наступает момент, когда повсеместно вы наталкиваетесь на турбулентность, во время которой люди начинают паниковать, хватать подлокотники и беспокоиться насчет того, что же произойдет потом. Именно в эти моменты наличие спокойного соседа, говорящего, что все будет хорошо, имеет важное значение, в том числе наличие пассажира, который знает, как нужно оказывать неотложную помощь, может дать огромную разницу.
Такие экзистенциальные моменты происходят также с компаниями и советами управления. В зависимости от того, в какой степени у вас теплые, личные отношения между членами совета, вы часто находите глубокое обязательство в оказании помощи друг другу даже во времена сумасшедшей турбулентности. Совет управления имеет дело с компаниями, которые внезапно лишились наличных средств и состоят в судебных разбирательствах с клиентами или поставщиками, и ведут борьбу с конкурентами, и соответственно сталкиваются со спадом продаж. Совет управления также имеет дело с «благоприятными» проблемами, таковыми как «следует ли нам продать компанию сейчас», и, если да, то посредством наличных средств или ценных бумаг?
По той причине, что выход из рабочей среды помогает построить более сильный личный контакт, а также ведет к более сплоченному принятию решений в тяжелые времена, тебе следует относится к таким встречам за едой, как к сегодняшним инвестициям в целях принятия более оптимальных решений в нужное время в будущем.
Не нужно ожидать, что члены совета всегда будут делить с вами трапезу, так как люди, которые собираются более четырех раз в году, кроме совета управления имеют также обязанности и ответственность на стороне. И получается, что ноль деловых ужинов в году является для вас потерией.
Когда тебе следует выбирать отдельную (приватную) комнату для делового ужина ?
Одним из самых дельных советов, который я могу вам дать, это то, что нужно быть очень чутким с выбором окружающей среды вашей встречи. Если это стол на 4 человека, вряд ли тебе придет в голову мысль зарезервировать и выбрать отдельную, приватную комнату в ресторане. Но я, несомненно выбрал бы достаточно тихое, укромное место, естественно посетив его заранее с целью резервации. Если ты заботишься о качестве вашего ланча, обеда или ужина, и конечно обсуждения, то нужно заранее подумать и позаботиться об устранении шума и прочих отвлекающих факторов.
Для группы из восьми и более человек, я всегда предпочитаю резервировать отдельную, приватную комнату в ресторане. И я не ленюсь, а наоборот нахожу ресторан с необходимой мне отдельной комнатой, потому как это намного важнее, чем не менее важная качественная еда. Твоя задача – достичь таких лучших обсуждений за столом, какие могут только существовать, и предоставить возможность и время каждому члену группы лучше узнать друг друга на личном уровне, а этого вряд ли возможно будет достичь, если из-за шума вы попросту не можете нормально слышать речь другого человека. Если ты бронируешь шумное место на открытом воздухе, то неудивительно, что каждый человек в основном будет говорить со своим соседом слева или справа и, возможно, с сидящим напротив собеседником. Это квази-оптимальная ситуация – просто забронируй отдельную комнату.
Планирование встречи за едой для совета не работа администратора, это твоя работа. Ты можешь работать с отличным администратором, помогающим тебе во всем, однако тебе нужно проконтролировать качество физической обстановки, и еды самому. Это имеет значение.
Должна ли быть конкретная тема для обсуждения?
Предпочтительный для меня формат встречи должен начинаться с простого общения, обмена повседневной информациии. Также ты должен выделить общему нетворкингу определенный период времени, предоставляя твоим гостям возможность полакомиться первым блюдом одновременно делясь повседневными новостями. Обычно я рекомендую выделять данному этапу 20 минут с длительностью двух-часового ужина или 10 минут, в случае если у вас 60-90 минутный ланч.
После начального этапа, если это конечно ужин, я советую встать и произнести маленький тост, представляя присутствующим тему встречи. Для совета управления это может быть вопрос, который ты отстаиваешь как член управленческого состава, это может быть тема, к которой ты не собираешься обращаться во время совещания совета управления. Ты также можешь представить им слегка развлекательную тему, к примеру «узнать друг друга», в случае если присутствующий состав группы новый. Цель – вести обсуждение по всему столу и быть мотиватором. Ты можешь сам вмешиваться в разговор, но твоя основная задача взять инициативу в свои руки и руководить столом. Убедись, что ты соблюдаешь следующие пункты:
- Вовлекать в разговор всех, призывая говорить именно тех людей, которые говорили меньше всего, или зазывая к ответу тех, кто владеет темой.
- Деликатно вмешиваешься в ситуацию, когда кто-то монополизирует разговор
- Убеждаешься в том, что разговор не зашел далеко от страйк-зоны намеченной темы обсуждения
- Переходишь к следующей теме разговора, если существующая уже изжила себя
Я советую в своем блокноте сделать заметки, создать пункты темы, как напоминание для себя, чтобы в случае, если разговор станет скучным, точно знать, к чему надо переходить.
В определенное время, обычно уже за десертом с кофе, вполне нормально возвращаться к общему нетворкингу. В случае, если необходим перерыв, сделай следующее объявление во время основного блюда, – «Пожалуйста, приступайте к еде. Мы вернемся к теме после основного блюда».
Каждый случай, каждая встреча по-своему уникальна – ты должен научиться навыку, как умело вести встречу за едой.
Когда нужно встречаться?
Время проведения ужина во многом зависит от того, когда у вас назначено совещание совета управления. Если оно проходит утром, и много людей приезжают, чтобы присутствовать там, то ты легко можешь организовать ужин вечером за день до их приезда или совещания. Если будешь делать это, я советую убедиться, нет ли у вас предварительной встречи с советом, во время которой вы обговариваете все, что будете планировать обсуждать на следующий день. Если вы все же делаете так, то встреча совета будет выглядеть как повторение, и люди не захотят участвовать еще и на отдельный ланч или ужин.
Если ваши совещания проходят в полдень, то у тебя есть возможность организовать ланч до совещания или ужин – после него. Люди легче соглашаются на ланч, однако он более посредственный и люди думают о встрече, с которой только что пришли или на которую собираются пойти. Ужин лучше для развития отношений, но назначение встречи с деловыми людьми в большом спросе.
Как расстановить, построить сиденья
В основном я не предпочитаю заранее запланированную расстановку стульев с отмеченными именами. Мое обоснование в том, что, когда ты так делаешь, появляется риск того, что люди начнут задаваться вопросом, а почему их места были заранее расстановлены. Есть все шансы нечаянно проявить неуважение к людям.
Я сказал, что предпочитаю не быть полностью неформальным к таким мероприятиям. Если у тебя на ужине 10 человек, 5 из которых не из управленческого совета, ты можешь с легкостью выгравировать название вашей компании на всех ваших тарелках
Кому следует приходить?
Я думаю, что встречи за едой совета управления представляют из себя прекрасную возможность для всей твоей команды лучше познакомиться с советом. Это одновременно и вознаграждение высшему руководству в плане непосредственного контакта и установления отношений с советом, и возможность развития сильных личных отношений между твоей командой и твоими инвесторами.
Я бы смешивал формат слегка: организовывал бы одни встречи в течение нескольких лет только с участием совета, в других бы вовлекал также и управленческую команду. У тебя большая команда менеджеров, ты можешь чередовать теми, кто может прийти. В одно время, я наслаждался темами таких встреч совета управления, для участия в которых, например, могли быть приглашены за один раз 6 инженеров или, к примеру, отдел продаж.
Ключ в том, чтобы понимать, что ты хочешь получить в результате построения этих отношений. Я бы начал первую встречу с маленького состава: для начала тебе важны отношения внутри совета. А в дальнейшем можно расширять круг приглашенных.
Где ты должен сидеть?
В центре. Всегда. Если твоя цель быть властелином колец и помогать контролировать обсуждение, тебе всегда следует сидеть рядом с центром стола. Когда я прихожу на ужин совета, первая вещь, которую я фактически делаю, это оставляю что-то на моем стуле рядом с центром в независимости от того, я провожу ужин или нет. Почему? Да потому, что я понимаю, что если я трачу свое время на еду, я хочу иметь шанс говорить и взаимодействовать с насколько возможно большим количеством людей. Всегда сложно делать это, сидя в конце стола.
Почему ты должен предварительно заказать еду…
Мне нравится идея заранее заказанной еды, которую можно поделить, передавая по всему столу. Ты можно с легкостью справиться с идиосинкразией в еде, удостоверившись, что часть еды вегетарианская или рыба. В начале вечера я бы спросил, нет ли каких –либо пищевых аллергий или требований к еде (кошир, веганская, халялное) и отнесся бы к этому как к исключению.
Если твоей задачей является организация обсуждения за столом, ты должен минимизировать действия любых отвлекающих факторов. Нет ничего более отвлекающего, как официант, крутящийся рядом со столом, спрашивающий заказ, а затем …
Я бы заранее обговорил этот момент с рабочим коллективом, практически извиняясь, но объясняя им, что их твоя задача – минимизация отвлечений и сфокусирование на разговоре. Некоторые официанты чувствуют себя частью шоу и любят поболтать о еде или просто быть в центре внимания. Этот вечер не для этого. Они должны быть вежливо оповещены об этом до начала встречи.
ИТОГ
Еда необычайно эффективный инструмент для укрепления отношений и обсуждения важных тем. В некоторых случаях совет управления стремится к большей деловитости и игнорирует важную социальную функцию установления сильной связи среди членов совета, что бесценно в определенные моменты. Важно приложить дополнительные усилия и время для планирования еды и вовлечения твоих работников в этот процесс.
Комментарии